Сроки хранения документов по охране труда в 2022 году

Актуальность прошлогодних документов

Новшества в законодательство, касающееся охраны труда, вносятся постоянно и так часто, что не все специалисты успевают их отслеживать. И – с чистой совестью отправляют в утиль документы, которые по новым требованиям необходимо хранить как зеницу ока. Если вы устроили генеральную уборку в кабинете, то помните – с большинства папок можно лишь стряхнуть пыль. В случае форс-мажора вы еще себе спасибо скажете за подобное скопидомство.

Вот представьте ситуацию: сотрудник проработал на предприятии 5 лет, получил травму на производстве. Комиссия по расследованию инцидента, естественно, требует от специалиста по технике безопасности предоставить журнал вводного инструктажа с автографом пострадавшего. Вы этот журнал в глаза не видели, так как работаете на предприятии всего год. Попутно выясняется, что ваш предшественник отправил документы в архив. Хорошо, если вы сумеете их оттуда выудить к моменту, когда комиссия будет принимать решение о том, кто виноват в несчастном случае.

Если вам не удастся предоставить журнал вводного инструктажа с подписью пострадавшего сотрудника, значит, и инструктажа не было – так сейчас по закону трактуется отсутствие документов. Готовьтесь доставать кошелек, потому что ваш штраф как специалиста, согласно 5.27.1 КоАП РФ, составит до 5 тысяч рублей. Работодателю как юридическому лицу повезет меньше, так как он может потерять до 80 тысяч рублей. А всего-то нужно было соблюсти сроки хранения документов по охране труда.

Что изменилось в 2022 году?

Требования к работодателям в вопросах охраны труда постоянно ужесточаются – достаточно вспомнить нововведения в отношении правил и инструкций от 1 марта 2022 года. Структура документов теперь обязана содержать ряд утвержденных разделов, отвечающих Трудовому кодексу. Появились новшества и в отношении хранения документов по охране труда, образцы которых должны постоянно находиться в кабинетах у специалистов. А вот оригиналы документов достаточно держать в отделе по охране труда 1 год. Затем их следует передать на хранение по месту утверждения – как правило, в органы местного самоуправления.

Но это не означает, что папки с инструкциями, классификаторами, регламентами, кодексами передаются в архив. Они направляются в хранилище при горисполкоме либо райисполкоме. Если документы разрабатывались и утверждались на предприятиях, то хранить их придется на местах в специально отведенных помещениях. Теперь можете выдохнуть, разгрузить рабочий кабинет, убрав часть документации по охране труда в хранилище. Правда, есть один нюанс: это должно быть хорошо оборудованное помещение с допустимым уровнем влажности, температуры, системой вентиляции. В противном случае документы рискуют превратиться в фикцию – вот они есть, но прочесть их уже невозможно. Что тогда? Правильно, штрафы.

Нужно различать такие понятия, как постоянное и временное хранение. На постоянное «место жительства» документы по охране труда 2022 определяют в архив, где после завершения сроков хранения они утилизируются.

Временно документы хранятся от 5 до 15 лет на предприятиях, в учреждениях. В 2022 году появилось четкое разграничение структур, для которых определены свои сроки хранения документов по охране труда.

• 1 В течение 5 лет – в структурах, которые относятся к органам местного самоуправления.
• 2 В течение 10 лет в органах государственной власти, на предприятиях, в организациях, учреждениях, которые не обязаны сдавать документы в местные архивы.
• 3 В течение 15 лет – в органах власти и структурах федерального уровня.

То есть часть документации по охране труда из разряда с пометкой «Постоянно» в 2022 году перешла в группу временно хранимых. Но это не значит, что от надоевших папок можно уже избавляться. Стоит провести ревизию, рассортировать весь архив бумаг по охране труда, а затем часть убрать в хранилище. Внимательность не помешает - нововведения носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Ответственность за нарушение сроков хранения документов по охране труда

Можно сколько угодно сетовать на бюрократизм, взывать к разуму чиновников, которые устанавливают сроки хранения документов - ничего не изменится. Вам не только придется делить рабочий кабинет с многочисленными папками, но и зорко следить за тем, чтобы из них раньше времени не пропала ни одна бумажка. Если раньше за утерянные документы по охране труда штрафовали только субъекты хозяйствования, то теперь ответственность за отсутствие инструкции, акта проверки либо результатов медкомиссии вместе с предприятием разделяет и тот, кто отвечает за охрану труда. Поверьте, никого не будет волновать, что сами документы оформлялись при царе Солтане. Если их срок хранения не истек, но сами бумаги отсутствуют, отвечать будет тот, кто занимается организацией охраны труда здесь и сейчас.

Причем вряд ли недостающие бумаги спишут на чью-то халатность, за что раньше сотрудник по охране труда отделался бы максимальным штрафом в 500 рублей. Теперь такая небрежность в отношении документов по умолчание трактуется как грубое нарушение трудового законодательства в части того, что работники не проходили медкомиссию и обучение по технике безопасности, не подписывали вводные инструкции и вообще не имеют допуска к опасным работам. А это уже совсем иные суммы штрафов. Хорошо, если вы как должностное лицо отделаетесь только ими, не став фигурантом уголовного дела.