Комплект документов по охране труда и смежным направлениям (июль 2026)

Базовый комплект документов по охране труда

Независимо от сферы деятельности, у любого работодателя с наёмными сотрудниками должен быть сформирован базовый пакет документов по охране труда. Документы должны отражать реальные условия работы на вашем предприятии, а не просто лежать в папке.
 

Блок документов	Что входит	Для чего нужен
Система управления охраной труда (СУОТ)	Положение о СУОТ, политика и цели в области охраны труда	Описывает, как организовано управление охраной труда в компании
Ответственные лица	Приказы о назначении ответственных лиц, должностные инструкции	Закрепляет полномочия и ответственность сотрудников
Инструкции по охране труда	Инструкции по профессиям, должностям и видам работ	Устанавливают правила безопасной работы на каждом рабочем месте
Инструктажи	Журналы регистрации, программы проведения инструктажей	Подтверждают, что работники ознакомлены с требованиями безопасности
Обучение и проверка знаний	Перечни работников, программы обучения по ОТ (А, Б, В), протоколы проверки знаний	Подтверждают, что работники прошли необходимое обучение
СОУТ	Отчёт о проведении СОУТ, карты рабочих мест, декларация соответствия	Фиксирует результаты оценки условий труда на рабочих местах
Профессиональные риски	Реестр опасностей, карты оценки рисков, мероприятия по снижению рисков	Подтверждает, что в компании ведётся работа по управлению рисками
СИЗ	Нормы выдачи СИЗ, личные карточки учёта выдачи, документы об обучении применению СИЗ	Подтверждает обеспечение работников средствами индивидуальной защиты
Медосмотры	Списки контингентов, направления на медосмотры, заключения врачей	Подтверждает допуск работников к работе после медосмотров
Несчастные случаи	Журнал учёта микротравм, материалы расследования несчастных случаев, акты	Фиксирует и анализирует все происшествия на производстве
Улучшение условий труда	План мероприятий по улучшению условий и охраны труда, отчёты о выполнении	Показывает профилактическую работу по улучшению условий труда

 

Журналы по охране труда и сроки хранения

Отдельное внимание стоит уделить журналам регистрации — они подтверждают, что вы действительно проводите инструктажи и обучение, а не просто разработали программы.
 

Какие журналы должны быть:

• Журнал регистрации вводного инструктажа.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового, целевого).
• Журнал учёта инструкций по охране труда.
• Журнал выдачи инструкций по охране труда.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
• Журнал регистрации стажировки на рабочем месте.
• Журнал учёта присвоения I группы по электробезопасности.
   

Важные нюансы:

• На 2026 год журналы инструктажей по охране труда по-прежнему ведутся в бумажном виде (электронный учёт запрещён). Планируемый переход на электронный формат — с 1 сентября 2027 года.
• Срок хранения журналов учёта инструктажей по охране труда — 45 лет.

Документы по пожарной безопасности

Пожарная безопасность — отдельный обширный блок документации. Важно отслеживать актуализацию нормативных документов: например, обновлён Перечень стандартов, применение которых подтверждает соблюдение требований Технического регламента о пожарной безопасности. В перечень входят многие ГОСТы ССБТ: ГОСТ 12.1.004-91, ГОСТ 12.1.010-76 и другие.
 

Обязательные документы:

• 1. Приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность.
• 2. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
• 3. Журналы регистрации противопожарных инструктажей.
• 4. Планы эвакуации при пожаре.
• 5. Программа противопожарного инструктажа.

Документы по гражданской обороне (ГО) и чрезвычайным ситуациям (ЧС)

С 2026 года в перечень мероприятий по ГО включены вопросы мобилизационной подготовки, что требует актуализации документов. Объём документации зависит от того, есть ли у организации категория по ГО (особой важности, 1-й или 2-й).
 

Базовый минимум документов по ГО и ЧС:

• - Положение об организации и ведении гражданской обороны.
• - Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области ГО (для отдельных организаций — обязательно).
• - Должностная инструкция специалиста по ГО (если такая должность введена).
• - Инструкция по ГО и действиям персонала при угрозе ЧС.
• - Журнал учёта вводного инструктажа по ГО.
• - Программа инструктажа по действиям в ЧС.

Сроки хранения документов по охране труда

Знание сроков хранения критически важно: к документам с истекшим сроком хранения в архиве могут возникнуть вопросы, а досрочное уничтожение может быть расценено как нарушение. Перечень сроков хранения утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и должен использоваться при составлении номенклатуры дел.

 

Документы	Срок хранения
Наряды-допуски, журналы регистрации нарядов-допусков, ведомости выдачи спецодежды и спецпитания	45 лет
Документы о СОУТ, журналы учёта инструктажей по ОТ, документы о несчастных случаях	45 лет
Списки работников во вредных и опасных условиях, акты расследования профзаболеваний	50 / 75 лет
Списки вредных факторов, нормы выдачи СИЗ	Постоянно

 

Ответственность за отсутствие документов

Отсутствие или неправильное оформление журналов инструктажей и других документов по охране труда — прямое нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

• Штраф на должностное лицо — от 15 000 до 25 000 рублей.
• Штраф на юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей.
   

При повторном нарушении в течение года возможна дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет.

Пройти обучение по охране труда и промышленной безопасности можно:

на сайте: «Обучение по охране труда»